Att städa bort är det bästa sättet att organisera. Eller åtminstone att inleda varje initiativ till att organisera med att först rensa och välja bort. Gary Keller ger i boken The one thing (2013) recept på hur du kan öka din produktivitet, öka din inkomst, bli mer tillfreds med livet och få mer tid till dig själv, din familj och dina vänner just genom noggranna prioriteringar. Vägen till guld och gröna skogar går givetvis via less is more.
Keller introducerar en fokusfråga som du ska ställa med jämna mellanrum för att stämma av om du lägger din tid på rätt sak:
What´s the ONE Thing I can do such that by doing it everything else will be easier or unnecessary?
Det svar som du får på frågan ovan, eller som du snarare ger dig själv, ska vara din prioriterade uppgift att göra. Det ska vara absolut din enda uppgift och du ska lägga allt ditt fokus på den. Ett viktigt verktyg på din väg mot den där underbara framtiden som Keller utlovar är så kallad time blocking. Du ska helt enkelt bestämma dag och klockslag för när du arbetar med din uppgift. Keller rekommenderar att du avsätter, eller blockerar, fyra timmar per dag för din prioriterade uppgift.
Enligt Katarina Gospic och Stefan Falk visar studier gjorda på framgångsrika idrottsmän, forskare och författare att de jobbar i intervaller om nittio minuter (Neuroledarskap, 2015). Samma framgångsrika människor hinner enligt Gospic och Falk med tre nittiominuterspass per dag. Total aktiv arbetstid blir därmed 4,5 h. De hamnar med andra ord nära Kellers rekommendation om att blockera fyra timmar för den där väldigt viktiga och avgörande arbetsuppgiften. Keller nämner inget om pauser, men Gospic och Falk förklarar att pausen, i litteraturen även kallad the power of renewal, är avgörande. Pausen ger dig en återhämtningsfas för att du återigen ska kunna ge allt under nästa arbetsinsats om nittio minuter.
Gospic och Falk beskriver att orsaken till att det inte går att arbeta en hel arbetsdag i sträck är att frontalloben som används vid strategiskt, rationellt och planerande tänkande använder så mycket energi, och för att prestera på topp måste hjärnan få vila. En nyligen publicerad studie visar att en överarbetad hjärna dock inte är helt jämförbar med en muskel som är tömd på glukos. Forskarna ser istället ett samband mellan kognitiv utmattning och glutamat, en signalsubstans i hjärnan. Glutamatnivåerna i frontalloben ökar vid mentalt påfrestande uppgifter och för mycket glutamat kan störa hjärnans funktion.
Pauser och sömn kan hjälpa till att få ner nivåerna, men forskarna konstaterar i en artikel i Nature att det behövs fler studier för att helt förstå hur glutamatnivåerna bäst kan återställas och kanske till och med förhindras att stiga under hårt kognitivt arbete. För min egen del tänker jag att det kanske ändå är bäst att se till att det finns utrymme för pauser och sömn innan vi börjar laborera med hjärnans glutamatnivåer på andra, mer artificiella, sätt. Lika mycket energi som vi nu sätter på att fundera över stigande elpriser och hur vi kan ändra vårt beteende för att minska vår elanvändning, borde vi sätta på att fundera på hur vi bäst förvaltar vår hjärna. Vi skulle till exempel redan imorgon kunna börja bygga upp arbetsdagarna utifrån tre (ostörda) nittiominuterspass med ordentliga pauser, som låter hjärnans kemiska balans återställas.
Den produktivitetsökning som Island upplevde genom införande av kortare arbetsveckor har delvis förklarats med att arbetet organiserats smartare. Kanske själva grunden till produktionsökningen istället står att finna i att the ONE Thing som behövs är utvilade, välfungerande hjärnor med lagom nivåer av glutamat.
